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O departamento de pré-vendas em alguns segmentos, como o próprio nome diz, têm a função de atuar antes de um departamento comercial, seja fazendo os status e a gestão do lead ou uma filtragem da oportunidade, para que seja direcionado ao comercial apenas o que tiver mais chances de ter a venda concretizada. 

Nas empresas integradoras de projetos de segurança, muitas vezes acaba sobrando para o vendedor definir o produto a ser usado no projeto e, às vezes, até desenhá-lo. Em outras empresas, fica para o departamento técnico ou departamento de engenharia fazer essas definições. Ou seja, são eles quem definem e decidem o que pode ser oferecido e vendido para os clientes. 

Em ambos os modelos temos algumas considerações a fazer. Quando isso está na mão do comercial, muito provavelmente ele é mais agressivo. Na dúvida sobre se essa solução vai ou não dar certo, o comercial vai falar: “vai dar certo, vamos oferecer para o cliente”. 

Já o departamento técnico, assim como o de engenharia, vai ser mais conservador, porque depois é ele que vai implantar o projeto. Então, na dúvida se pode ou não dar certo, é provável que ele fale: “não vai dar certo”. Isso às vezes acaba bloqueando uma solução de ser comercializada, o que não é saudável para o integrador.

Os clientes possuem “dores” e esperam que a empresa de integração as resolva tanto na questão técnica – de algo que funcione, que seja estável, que seja um bom produto –, quanto nas questões comerciais – preço acessível, uma boa condição comercial com argumentos que facilite para o cliente ofertar isso internamente dentro da sua empresa ou condomínio. Então cada vez mais é importante a empresa ter o papel de uma pessoa ou um departamento que faça a integração entre os departamentos.

Chegamos então ao pré-vendas, onde é preciso ter pessoas mais imparciais, mas com o feeling comercial. Não estamos falando de pessoas com todo o conhecimento das estratégias de vendas, mas que saibam as dificuldades de vender. 

Também é preciso que elas saibam as dificuldades de um departamento técnico, ter conhecimento de produtos, mas com o foco em atender o cliente final. Ou seja, o pré-vendas acaba sendo um grande integrador dentro de uma empresa de integração. 

As atividades do departamento de pré-vendas

A primeira atividade é a questão de homologação de produtos. Como de praxe, uma empresa integradora não fabrica nada, ela precisa conhecer o que existe no mercado – os fabricantes de hardware, de software, de infraestrutura, de acessórios –, de forma que consiga unir tudo isso da melhor forma possível para entregar o projeto. Ou seja, o cliente compra um projeto integrado onde dentro dele tem câmera, catraca e diversas outras soluções, incluindo a mão-de-obra de implantação e intelectual do integrador que definiu qual o melhor projeto. 

Dessa forma, o pré-vendas precisa ser responsável pela homologação desses produtos. 

Esse departamento acaba sendo responsável por falar com os fornecedores, ir em feiras, conhecer e testar os produtos, assistir a treinamentos, discutir com fornecedores sobre projetos e ideias. Assim, o pré-vendas vai levar todos esses contatos e conhecimentos para dentro do integrador, discutir junto com os departamentos comercial e técnico a sua visão, para definir o que faz sentido entrar no portfólio do integrador. 

Outra função de pré-vendas é o apoio para a definição das soluções propostas. Depois que o departamento comercial fez a primeira aproximação com o cliente, fez reunião, escutou as dores do cliente, ele precisa munir a equipe de informações sobre os pontos que o cliente reclamou – que hoje não está bom para ele ou quais são os problemas que ele imagina resolver. 

O vendedor deve reportar seu feeling comercial, de preço e de estratégia, isso ajuda o pré-vendas a tomar um cuidado para não ter um pensamento apenas técnico e criar uma relação entre o que o cliente efetivamente precisa, aquilo que o comercial está esperando e o que a técnica vai implantar depois. 

Ele também precisa verificar a necessidade de equipamentos especiais e identificar o fabricante que atenda àquela solução, àquele produto, buscar preço, quais são as condições de comercialização. Além de fazer a interface entre o departamento de compras e de logística do integrador, se for necessário.

O pré-vendas também tem a função de planilhar todos os custos, independente da forma com que cada integrador cuida disso. Equipamentos, mão-de-obra, acessórios, infraestrutura, garantias… E a partir daí fazer a montagem da proposta técnica que vai definir o escopo da solução. 

É sempre importante o pré-vendas detalhar na proposta técnica o que é que está sendo ofertado para o cliente com uma linguagem mais didática, fugindo muito do “tecniquês”. Em algumas propostas cabe ao pré-vendas fazer toda a especificação técnica dos equipamentos que estão sendo comercializados e munir o departamento comercial de uma proposta bem elaborada. Nunca esquecendo daqueles acessórios e detalhezinhos que, se estivessem na mão do vendedor, muito provavelmente passariam batidos. 

Outro ponto importante é a fase de negociação. E é muito natural ter as revisões de propostas onde o cliente pede para tirar ou trocar algo. Obviamente o comercial precisa sempre voltar para o pré-vendas, para não tirar alguma coisa que não deveria ou incluir algo que não precisava, e de repente o projeto se perder nas revisões de proposta. 

Outro ponto que é função de Pré-vendas são as apresentações. O integrador vende solução, projetos, algo que não é palpável. É muito comum só a proposta comercial não ser o suficiente para avançar numa negociação. É comum o cliente pedir uma apresentação onde outras pessoas vão ouvir o que você tem a dizer para ajudá-los no balizamento, no entendimento das propostas que receberam. Quando isso acontece é um ótimo sinal. 

Se existe essa oportunidade, é preciso ser “matador”. Não se pode ir com um powerpoint simples, desconexo ou apenas institucional. É preciso ir com algo muito bem preparado, objetivo. Detalhe: muito bem preparado não significa uma quantidade enorme de slides, muito pelo contrário. Lembre-se que as pessoas cada vez têm menos tempo. Então essa apresentação precisa ser bem feita, objetiva. Fuja das apresentações que detalham tecnicamente os produtos. Foque em dizer para o cliente como a sua proposta vai resolver a dor dele. 

Construir esse material para apoiar o vendedor, é uma função do pré-vendas, pois foi ele que entendeu a solução, que trabalhou, que montou a proposta técnica, que tem o conhecimento da topologia do sistema, do que está sendo ofertado. 

Durante a negociação, em alguns projetos os clientes pedem a Prova de Conceito, as chamadas “POC”, principalmente quando se está comercializando algo diferente, algo que ainda não foi vendido ou então porque é uma integração um pouco mais complexa. Quando se precisa fazer uma POC é super saudável engajar também os fabricantes envolvidos naquela proposta que está sendo ofertada. E aí o pré-vendas é quem vai contatar os fabricantes, explicar qual a ideia do projeto, o que o cliente espera com a POC, o que queremos de resultado e o que vai acontecer se ela for aprovada, entre outros. 

Durante as negociações pode ser muito normal o cliente fazer devolutivas para o comercial de que o preço está caro ou que tem um concorrente que está com uma condição aparentemente melhor. E aí é que o comercial vai voltar para a equipe de pré-vendas – que precisa ter a mente e a cabeça bastante abertas para ajudar o comercial a buscar alternativas. 

Muitas vezes, aquilo que foi desenhado, com pequenas modificações ou trocando uma coisa ou outra, pode tornar a proposta mais agressiva no preço, ter uma condição que combine mais com o que o cliente está precisando naquele momento ou que faça ele sentir mais confiança na solução que você propõe, do que eventualmente uma outra proposta que ele tenha na mesa dele. 

Então lembra lá no início do texto, em que falamos que o pré-vendas é um grande integrador dentro de uma integradora de segurança? Está aí a função dele: finalizar todo esse processo, entregar toda a documentação do que foi tratado para o departamento técnico, de forma que se possa dar continuidade e concretizar aquele sonho que foi prometido pelo departamento comercial ao cliente. 

E para terminar, é saudável que toda a documentação seja passada para o departamento técnico numa breve reunião de cerca de 15 minutos, onde estejam o vendedor, o pré-vendas e o responsável pelo departamento técnico. Assim é possível conseguir fazer a implantação do projeto para o cliente, que vai ser a solução da dor que ele tinha quando recebeu o comercial na primeira visita. 

Por isso a importância do departamento de pré-vendas em uma empresa integradora de soluções de segurança.

Por Adalberto Bem Haja

CEO da BHC Sistemas de Segurança, Investidor anjo e Mentor de startups. Formado em Engenharia Eletrônica pela FESP e com MBA em Gestão Estratégica e Econômica de Negócios pela FGV. Possui larga experiência em gestão e desenvolvimento de negócios no mercado de tecnologia.

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