RECEPÇÃO VIRTUAL: COMO A TECNOLOGIA PODE TRANSFORMAR SUA EMPRESA

Unir tecnologia e treinamento para o staff pode resultar em uma recepção virtual moderna, eficiente e ágil.

Agilizar o atendimento, reduzir os custos e aumentar tanto a segurança quanto a confiabilidade do serviço. Essas são algumas das vantagens de aplicar um sistema de recepção virtual em edifícios comerciais. Seja como um substituto do espaço físico ocupado pela recepção, seja como adicional, focado em otimizar a operação da equipe, uma recepção virtual pode agregar valores diversos ao empreendimento. Focada principalmente no controle de acesso, este modelo de recepção pode ter formatos variados, de acordo com a necessidade.

 

Pré-cadastro online: agilidade e integração

 

Realizar previamente o cadastro de visitantes de forma automatizada é uma das vantagens do sistema. Nesse caso, assim que recebem um convite de reunião, por exemplo, os participantes externos já recebem também um link para se cadastrarem no sistema de visitantes do prédio. Com isso, os visitantes fornecem com antecedência suas informações pessoais com antecedência. Isso permite que elas sejam checadas, confirmadas e autorizadas com a equipe responsável pelo convidado antes mesmo de ele chegar ao prédio.

 

Na data marcada, o convidado pode seguir para o totem e apenas informar seu CPF ou um código de autorização fornecido por e-mail. Simultaneamente, o sistema pode também informar aos demais participantes do evento ou da reunião sobre sua chegada. Essa operação pode ser assistida pelo staff, preparado especificamente para auxiliar no uso das ferramentas. Se for o caso, um representante da equipe também pode ser destacado para receber e acompanhar o convidado durante sua permanência. Com o uso do sistema, toda a etapa de cadastro e autorização de entrada ganham agilidade e dinamismo.

 

Totens de atendimento

 

Totens de atendimento (emissores de crachá ou não), são parte de um conjunto de soluções possíveis. Tais soluções devem ser consideradas caso a caso. Os totens podem ser acrescentados na solução atual, somando esforços à equipe de recepcionistas. Isso diminui o tempo de espera na fila e mantém as profissionais livres para outras funções, como atendimento telefônico, orientação de público e cadastro de visitantes que não realizaram cadastro prévio.

O software do totem deve estar integrado com o sistema existente de controle de acesso. Por isso, dependendo do tipo de sistema implementado, o totem pode tanto fornecer um crachá de autorização de entrada quanto gerar, imprimir ou enviar para o convidado um QR Code para seu celular.

 

Alertas para a organização

 

O sistema de cadastro prévio também pode servir como ferramenta para a organização do evento ou da reunião. Alertas por e-mail ou via aplicativo mobile podem ser enviados para o organizador sempre que um dos participantes preencher seu pré-cadastro, for autorizado ou chegar ao prédio.  A equipe de segurança também pode ser previamente informada, principalmente caso o convidado tenha sido autorizado a circular em áreas que, comumente, são restritas.

 

Integração e tendência: reconhecimento facial

 

Integrar áreas e sistemas é uma tendência para a segurança e o controle de acesso. Recepções virtuais podem ser parte de sistemas mais completos, que permitam a comunicação entre as áreas e a utilização de informações cruzadas. É possível, por exemplo, que câmeras analíticas utilizem o registro no sistema em associação com reconhecimento facial, permitindo identificar a presença de visitantes em áreas restritas, por exemplo.

O pré-cadastro também pode funcionar para a autorização prévia de veículos. Dessa forma, câmeras com OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) e o LPR (Reconhecimento de Placas de Licença) podem atuar de forma integrada a câmeras e softwares, para identificar o veículo e controlar o acesso ao estacionamento. Assim, podem liberar a passagem de carros sem a necessidade de intervenção humana no processo.

 

Fonte: https://blog.g4s.com.br/recepcao-virtual-tecnologia/

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